Organisation de la rencontre 2011

Hello !

Cette année sera une très grande année et vu l'ampleur qu'elle risque de prendre, je pense qu'il ne faut pas qu'on tarde à bosser sur le sujet.

Cette année on semble très attendu et ça me fait bien peur parce qu'on va avoir du mal a conserver la petite ambiance de petit groupe qu'on a connu auparavant. Et du coup, comment ne pas décevoir les habitués et en même temps rendre la journée la plus sympathique possible pour les nouveaux et leur donner envie de revenir même quand l'effet nouveauté sera passé.

Bref, un vaste sujet et un vrai dossier à bosser !

Qu'est ce que vous en penser ?

Hello !

Alors je sais que ça sera pas de la tarte de passer d'un côté d'une petite vingtaine à peut-être bien plus, j'en ai fait l'expérience pour Nouvel An (70 en 2009 - 124 cette année), c'est hyper stressant avant, mais au final, quel bonheur !!

Donc la seule ligne directrice, c'est de se faire confiance, de bien tout planifier, de prévoir les imprévus (ce que j'ai un peu zappé au réveillon... ) mais de rester calme.

On est 4, on connaît bien le déroulement de ce qu'on propose, et on sera à la hauteur

Mauvaise nouvelle, on ne sera pas 4. Ma soeur ne pourra pas être avec nous le 24, elle est par contre toujours motivé pour nous aider et pour faire les test des jeux avec nous. A voir donc si on peut lui trouver un remplaçant cette année. Une personne de confiance et sérieuse et surtout qui nous en voudra pas si on a plus besoin de lui/elle l'année prochaine.

On a eu le temps de discuter de tout ça avec Antho, des premiers éléments apparaissent, comme tu le dit, il faut qu'on soit confiant, qu'on essaye de prévoir au maximum mais de rester cohérent et pas accepter n'importe quoi.

Par exemple, pour éviter d'être débordés, on peut prévoir un nombre limité d'inscriptions. Du coup la question c'est jusqu'à combien ? 40 - 50 ?

Ensuite un autre point que je pense très important pour qu'on soit plus tranquille et qu'on perde pas de temps le jour J. Les faire payer à l'avance par envoie de chèques ou virements. En plus, ça nous fait une sécurité supplémentaire sur le fait qu'ils se présentent le jour de la rencontre. Ne pas oublier de préciser que ce n'est pas remboursable. (sauf cas extrême évidemment, on est pas des monstres).

Voilà, vous avez des choses à noter de votre coté niveau organisation globale ?

Pour le/la remplaçant(e) de Sév, comme je te l'avais proposé Freddo, j'ai contacté mon amie et elle m'a répondu qu'elle ferait tout pour pouvoir se libérer le 25 juin. Cela dit ce n'est pas encore confirmé. Je pense qu'il faut qu'elle voit au niveau de son travail mais je vais bien lui redire qu'il nous faut une réponse assez rapidement, qu'on sache si on peux compter sur elle ou pas. Qu'on ne soit pas pris de court à la dernière minute.

Ensuite pour ce qui est du nombre max de participants, je pense qu'en effet 40 personnes c'est pas mal. Ça permettra aux 20 habitués de pouvoir s'inscrire sans en laisser sur le carreau et à 20 nouveaux de nous rejoindre. Mais je pense quand même que les habitués devraient s'inscrire en premier et assez rapidement après la mise en ligne du formulaire de sorte qu'il y ai encore assez de place pour les habitués.
Pour ton info Nono, on s'est mis d'accord avec Freddo et cette année on reprends le formulaire d'inscription sur Fraisp'fan (c'est plus logique qu'il soit sur Fraisp'fan que sur EP's Place...).

Je viens d'avoir une idée a propos de la personne qui pourra nous aider dans la journée. L'inauguration étant la veille, il y a fort à parier que Zygo fera le déplacement. Du coup, si ça le tente, il pourra nous prêter main forte.

Cela dit, demande quand même a ton amie Antho parce que même si il accepte, je ne sais pas si il pourra être là toute la journée et si en plus elle fait de la photo, ça pourrait être cool qu'elle nous aide à immortaliser l'instant.

D'un sens plus on est, mieux ce sera ! Je vais essayer de la presser un peu, pour qu'elle sache rapidement si oui ou non elle est sûre de venir.

Alors, il y a des posts que j'avais pas vu...

Pour le formulaire, je vous le transmettrai une fois que j'aurai fini de le retravailler pour les inscriptions de la rencontre à EP.

En ce qui concerne la limitation d'inscription, on la place à 40 joueurs (donc +3 pour nous) ce qui nous ferai dans l'idéal 4 équipes de 10, c'est déjà pas mal. Au cas où, on pourrait toujours monter à 50 si jamais il y a très forte demande.

Sinon, si on peut leur proposer l'ERT matinale sur Timber Drop, est-ce qu'on refait un After ? Ca donnait un p'tit plus non négligeagle et ça avait l'air de plaire beaucoup à M. Fleurent de pouvoir discuter calmement avec tout le monde...

discuter y a pas de soucis mais c'est au niveau du repas, faudrait en parler avec lui parce que 40 personnes le soir, c'est énorme pour le service je pense. De plus, ce jour là risque d'être très chaud pour eux vu l'attente qu'il y a autour du coaster.

Bon sinon. J'ai eu confirmation ce week-end de la participation à l'organisation de cette journée par mon amie. Du coup elle peux remplacer Sév pour ce jour. De plus, elle prendra son gros APN pour immortaliser tout les bons moments de cette journée mais aussi pour faire des photos du coaster.

Perfect !

super ! merci à elle

Comme tu l'as dit Freddo, la date approche à grand pas. Il ne faut donc pas perdre de temps et déjà essayer de boucler ce qu'on peux (je pense là au jeu avec les lettres dans le désordre, il est quasiment terminé celui-ci. Reste à voir comment le réalise t-on).

Il va aussi falloir que l'on établisse un calendrier pour les inscriptions : quand débuteront-elles ? quand seront-elles closes ? et aussi définir le nombre maximum de places.

Il faut que l'on vois avec Patrice le prix d'entrée au parc avec le repas de midi et quel menu on choisis cette année. Je pense que c'est bien de varier le menu d'une année à l'autre pour les habitués.

Modalités d'inscription :
Cette année, il y aura une pré-inscription sur Fraisp'fan pour les 40 premiers. Ils devront ensuite nous faire parvenir le règlement pour valider leur inscription et pour nous, ce sera une sécurité en plus. L'inscription sera validée dès réception du règlement et payée d'avance. Pas de désistement de dernière minute et cela nous fera un capital d'avance pour couvrir les frais d'organisation de la journée. Ce sera déjà une partie à ne pas avancer de nous même (surtout pour le financement des lots). Pour ma part, je prends en charge toute la partie "inscription, règlement, badges", si cela ne dérange personne. Ca vous permettra, à toi Freddo et à toi Nono, d'être à fond sur les jeux.

Nombre d'inscriptions maximum :
40 inscriptions : nos 20 habitués + 20 nouveaux. Ce qui nous ferait une progression de 50% des inscriptions, et pour une première rencontre aussi lourde en terme d'inscrits, ça me parais déjà pas mal surtout si on veux garder l'ambiance et le succès qu'on eu les précédentes rencontre.

Calendrier des inscriptions :
Début des pré-inscriptions : jeudi 12 mai 2011 à 00h00
Fin des pré-inscriptions : dimanche 12 juin 2011 à 00h00
Jour de la rencontre : samedi 25 juin 2011 à 9h30

Cela laisse un mois aux intéressés pour s'inscrire. Après à voir si dès que la pré-inscription est enregistrée, on donne un délai à la personne pour nous verser l'argent afin de valider son inscription dans la foulée. Si l'argent n'est pas reçu dans les délais, la pré-inscription serait donc annulée et offrirais une place supplémentaire pour des inscriptions de dernière minute par exemple. A voir...

Au niveau des dates, ça me convient très bien.

Je pense qu'il faut bien que tout soit clair à l'inscription. En remplissant le formulaire il font une pré-inscription. Le paiement valide enfin leur inscription et on leur envoie un message qui les informera de la réception de ce paiement et donc de leur inscription finale.

Pour le nombre de participants, je pense que c'est parfait. Comme on l'a dit, priorité aux habitués. C'est aussi pour nous un gage de présence, en plus du paiement.

par contre, y a quelque chose qui me viens à l'esprit, comment faire si on veut vraiment limiter les places pour que on se retrouve pas directement avec des règlements de plus de 40 personnes et qu'on se retrouve a leur retourner ça. Peut-être ne donner les moyens de paiement qu'après le remplissage du formulaire. A voir aussi

Freddo a écrit:par contre, y a quelque chose qui me viens à l'esprit, comment faire si on veut vraiment limiter les places pour que on se retrouve pas directement avec des règlements de plus de 40 personnes et qu'on se retrouve a leur retourner ça. Peut-être ne donner les moyens de paiement qu'après le remplissage du formulaire. A voir aussi

Oui on peux très bien leur donner les instructions de paiement qu'une fois la pré-inscription enregistrée. Et puis on peux aussi bloquer temporairement le formulaire une fois les 40 pré-inscriptions reçues en attente de paiement. Après si sur ces 40 il nous manque des paiements, on annule l'inscription de ceux qui n'ont pas payé et ça laisserais de la place pour des inscriptions de dernière minute. D'où ma question dans mon précédent post, laisse t-on un délai une fois la pré-inscription reçue pour que le participant nous envoie l'argent ?!

Une autre option tout aussi envisageable, on ne bloque pas le formulaire au delà des 40 pré-inscrits, mais on les inscrits sur une liste d'attente au cas où certains pré-inscrits ne nous enverraient pas l'argent. Du coup on laisserais tomber l'histoire des inscriptions de dernière minute et les premiers inscrits sur la liste d'attente pourraient prendre la place des participants qui n'auraient pas payé. J'espère que vous me suivez lol, ça me parait un peu confus dans ce message mais en même temps, pas très facile à expliquer Je vous propose un petit "schéma" du processus d'inscription :

1 : le participant remplit le formulaire sur Fraisp'fan.com et valide sa pré-inscription
2 : il reçoit un mail de confirmation de pré-inscription avec les instructions de paiement
3 : il nous adresse son paiement dans le délai imparti, on le reçoit et l'encaisse
4 : il reçoit un mail de notre part lui confirmant son inscription à la journée avec les dernières recommandations pour celle-ci
Et si jamais il ne nous adresse pas le paiement dans le délai imparti, le premier participant inscrit en liste d'attente pourrait prendre sa place et dans ce cas, on reprends le processus à partir du point 2.

J'ai tout compris ! lol

Vraiment pas évident. Ce que j'ai envie de dire c'est que même si on part sur 40, si on a pas le compte juste c'est pas grave non plus. Après faudra aussi voir l'engouement qu'il y aura autour de cette rencontre, si ça ce trouve on atteindra difficilement les 30 personnes !

Mais dans le doute, on a raison de prévoir différentes options.

Je trouve perso la liste d'attente un peu plus "juste" que de relancer des inscriptions de dernière minute et du coup obliger les gens à tomber au bon moment sur l'inscription. Après au contraire si on a un vrai gros succès, je pense qu'on pourra toujours penser à revoir notre décision des 40 et du coup, revoir un peu plus en profondeur l'allure de la rencontre.

Oui mais si on décide d'augmenter le nombre d'inscrits final, on aura plus beaucoup de temps pour tout ré organiser en fonction du nombre de participants. Et comme tu dis, pour le moment rien n'est sûr sur le vrai succès de cette rencontre, du moins face à ce que nous attendons.

Le système de file d'attente est, selon moi, plus sûr. C'était utilisé pour les Fantreffen à EP...

Hey hey ! Faut vraiment qu'on se bouge parce qu'il ne reste qu'une cinquantaine de jours avant la rencontre et une semaine avant le début des inscriptions !!!!!

Avec Antho, on se voit vendredi soir pour continuer a parler de ça. Pour Nono, je te voit certainement Samedi soir pour l'anniv de Lio si ça tiens toujours (enfin ça a l'air d'après le message que je viens d'avoir d'Adrien).

Bref, pour vous booster un peu, j'ai préparer les bannières pour annoncer l'évènement. Je peut encore facilement faire des modifs et des corrections donc si quelque chose vous saute aux yeux, n'hésitez pas !


version bandeau


version carré


A mon avis, il faut éviter de communiquer cet évènement sur facebook. Pour éviter d'attirer des gens qui ne seront intéresser que par les avantages et ne participerons pas a la journée avec nous. Ensuite, si on peut faire un tour d'horizon rapide des anciens habitués pour leur garder une place au chaud, je pense que c'est bon pour : Antho, Nono, Moi, ça c'est bon Aude, Nico, Cyril, Antho, Syl, Ced?, Julien, Yann, kornichon, Marie Laure, Alex, Jean?, William, les chaxs?, lio?, yakuza? florian? geoffrey? matthieu, Aurélie?, Fred?, Eric? ...

Bref, rien qu'avec ces noms là, y a déjà avoir plus d'une vingtaine de personnes !

Pour le bandeau, j'aime beaucoup ! (Y a pas une petite mention à EPP ? )

Sinon, effectivement, on se cantonnera aux forums pour les infos et autres, on pourrait démarrer la comm' dès ce w-e si cela est possible pour un début d'inscriptions le w-e prochain ? Ca laisserait une semaine pour les habitués pour déjà faire leurs inscriptions en avance...

En parlant d'inscriptions... Nono, est-ce que tu pourrait me faire parvenir les bases du formulaire de l'année dernière que je puisse le mettre sur Fraisp'fan ? Tu peux me l'envoyer soit sur l'adresse de Fraisp'fan soit sur mon adresse msn. Merci

Alors je n'ai plus le formulaire de l'année dernière puisque je reprends le même que je modifie à chaque nouvelle rencontre...

Par contre, j'vais te le préparer pour ce meeting (faut que j'enlève les différents modules type résas du tipidorf et autres). Il sera prêt ce soir.

Proposition du menu de midi :

J'ai discuté un peu ce soir avec Annick (la responsable de la restauration) au sujet du menu de midi et de ce qu'on pourrais choisir pour varier les plaisirs d'une année sur l'autre (pour les habitués) tout en restant correct au niveau des tarifs et de l'offre proposée par le parc pour cette journée spéciale. Tout compte fait on aura droit au menu le plus cher de la carte : environ 17 € / personne. Au moins, ils en auront pour leur argent ! Vendredi dernier j'avais proposé à Freddo de composer un plat en rapport avec Timber Drop et de ce qu'allais proposer le parc dans le nouveau snack : la souche (en rapport avec les bûcherons). L'idée de la brochette de boeuf est donc revenue dans les esprits, le même plat que l'année dernière. Du coup pour ne pas refaire la même chose et varier les plaisirs, voici ce qu'Annick nous propose : une brochette de viande assortie de différentes saucisses (saucisse blanche, petite saucisse...) vu qu'elle va passer une grosse commande de diverses choses pour la Souche.

Le menu se composerait donc ainsi :
- Apéritif (Kir royal au crément d'Alsace et crème de cassis) avec certainement une part de tarte flambée
- Duo de frites/potatoes (ça avait bien plu l'année dernière le fait qu'on mette les 2 dans chaque assiette)
- Brochette assortie de saucisses
- Café gourmand (café + petite glace "Magnum")

En écrivant ça, je viens de penser à une chose... Vu que le parc va lancer les patates twister à la Souche, est-ce que ce ne serait pas sympa d'en faire profiter les fans ? Par exemple, une brochette de patate twister en apéro au lieu de la part de tarte flambée... A voir après si niveau organisation on peux le faire.

Qu'en pensez-vous ? J'attends vos avis avant de valider ce choix auprès d'Annick.

Pour les potatos twister j'y avais aussi penser mais vu le nombre qu'on sera, je crois pas que ce sera gérable. Mais, je pense que de toute façon, on pourra penser à s'y arrêter en dehors de ce qui est organisé pour tester ça.

Bref, et sinon, est-ce qu'on garde l'idée d'une boisson ou d'une glace à prendre tous ensemble dans l'après midi ? C'est peut être plus avec Nadia qu'il faut voir ça ?

Pour le café gourmand c'est génial, mais je me demande si la salade de fruits ne passerai pas mieux, sinon on risque de les empatter ! mdr

merci antho d'avoir déjà vu tout ça avec elle, c'est cool.

Pour les potatos twister, je pourrais toujours voir avec Annick sur ce qu'on peux faire avec ça. Sinon c'est clair que si pour eux c'est trop complexe à nous organiser ça, on laissera tomber l'idée des potatos twister pour l'apéro.

Sinon au niveau du repas (surtout de la viande), l'idée de la brochette de saucisses assorties vous convient-elle ?!

Je suis pas contre l'idée de la glace ou de la boisson en cours de journée mais n'est-ce pas trop de le demander au parc ?! Ou alors, on ne prends pas de dessert à midi (juste un café simple) et on prends le dessert sur le parc, dans la journée (glace à l'italienne).