Organisation de la rencontre 2011

pour moi la brochette de saucisses, c'est parfait !

Je serais presque plus intéressé en effet par ne pas avoir de dessert du tout, juste café et réavoir la pause dans l'aprem.

Oui je pense que c'est le mieux pour le dessert. On sera déjà bien repu avec ce repas et pour la glace de l'aprem, ça ne sera pas en supplément pour le parc.

Je vous suis pour le repas !

Antho, j'te zippe les qq pages de formulaires et c'est ici : http://www.epsplace.fr/FF2011.zip

Pour ce qui est des lanyards ou tour du cou pour les badges, il y a des trucs sur Ebay...
boutique AKACHA26 : 3,40 € les 10 tours du cou d'une couleur
Pour l'instant, je ne vois que ça qui pourrait nous convenir au mieux...

ça me semble un peu discret mais le prix est très intéressant.

Merci pour le formulaire Nono. Dès que tout sera prêt sur ce point (il faut encore que je rédige le mail type de confirmation, et aussi que je crée la nouvelle adresse mail Fraisp'fan), on pourra lancer la comm et les inscriptions

Quelques petites modifications et précisions au niveau des inscriptions : (j'ai l'impression que c'est la partie la plus dure à gérer lol)

- Calendrier des inscriptions
Début des pré-inscriptions : lundi 23 mai 2011 à 00h00
Fin des inscriptions : dimanche 12 juin 2011 à 00h00

- Rappel sur le processus d'inscription
1 : le participant remplit le formulaire sur Fraisp'fan et valide sa pré-inscription (on reçoit le tout sur "contact@fraispfan.com")
2 : il reçoit un mail de confirmation de pré-inscription avec les instructions de paiement
3 : il nous adresse son paiement dans le délai imparti, on le reçoit et l'encaisse
4 : il reçoit un mail de notre part lui confirmant son inscription à la journée avec les dernières recommandations pour celle-ci

- Dernières précisions sur les instructions de paiement
Le participant est-il obligé de nous adresser le paiement par chèque ou on peux aussi faire en parallèle un compte paypal pour que ce soit plus pratique pour eux ?

Je me charge de tout réceptionner et de tout encaisser sur mon compte, et je ferrais un chèque global à la fin pour le parc et vous redistribuerais les 2€ de participation.

Les moyens les plus simples restent le virement et l'envoi d'un chèque. Après, il faut surveiller chaque son compte pour voir si on reçoit des virements et répondre au payeur assez rapidement pour valider son inscription.

Eh oui, c'est toute une partie assez complexe et faut pas se planter

D'ailleurs, maintenant que j'y repense, l'année dernière Antho, tu avais fait un chèque au nom du parc et non au mien, donc il me reste un avoir pour ce meeting :p

Dans la procédure, pour les virement, ils faut leur préciser de faire apparaître quelque chose comme "rencontre fraisp'fan" pour que eux s'y retrouvent dans leur comptes et que nous on soit aussi sur que c'est bien pour nous. De même, si ils payent avec un compte qui n'est pas le leur (celui de leur parents ou de je ne sais qui) qu'ils nous le précise bien pour qu'on ai pas a chercher qui a payer avec un autre nom de compte. enfin vous voyez le genre.

Oui le plus simple pour nous reste le paiement par chèque étant donné qu'on ne peux pas envoyer d'espèces par la poste (sauf en mandat cash). Pour le virement, si je fourni mon rib dans le mail de confirmation, ils pourront me faire un virement avec ça uniquement ?

Je me rappel en effet que je te dois de l'argent sur le meeting de l'année dernière. Tu m'avais dit que tu reviendrais au parc un certain jour, j'avais l'argent mais je ne t'ai pas vu sur le parc ce fameux jour.

Nono, si les participants décident de payer par virement, comment ça se passe ? Ils peuvent virer l'argent depuis internet ou fait-il qu'ils se rendent au guichet de leur banque avec le rib ?! Parce-que je sais que par exemple, même avec un rib, depuis mon compte sur internet, je ne peux pas faire de virement à quelqu'un qui ne l'a pas autorisé à sa banque au préalable.

On viens de voir avec Freddo, pour que tous les organisateurs aient accès au fichier des inscriptions, il sera hébergé sur le FTP privé de Fraisp'fan (qui est en fait un serveur FTP perso que j'ai à la maison). Freddo a les accès, si tu veux un accès Nono, je peux te faire ça sans soucis.

Voilà une petite liste des personnes habituées ou qu'on a déjà eu lors de nos rencontres et que l'on peut prévenir un peu plus tôt pour leur inscription.

Adrien R. (Popolesp) : popolesp@hotmail.com
Alexandre P. (Cineman) : cineman13@hotmail.fr
Anthony Muller (Kornichon) : Pas la peine, il ne sera en voyage à cette date là.
Anthony Thillmany (Ephram) : ephram119@hotmail.com
Antoine K (Eptrialman) : trialman68@hotmail.fr
Arnaud (Zyadrena) : pas d'adresse mail
Aude G. (Athena) : audeathena@msn.com
Aurélie F. : pas d'adresse mail mais sera prévenue par Tifredoo
Bruno C. (Bruno9467) : pas d'adresse mail
Cédric (Céd) : ced88syl@yahoo.fr
Cyril B. (Power) : power54@hotmail.fr
Eric B. (Ricky) : riricdu67@hotmail.fr
Estelle V. : estellevogt_1@hotmail.com
Florian Gluck (Coasterflo) : CoasterParc@live.fr
Frédéric V (Tifredoo) : fredvilliere@hotmail.com
Jean J. (chesterbn) : jean.junger@hotmail.fr
Joffrey B. (RockAngel) : joffrey.bruder@gmail.com
Julien D. (Pegasus88) : pegasus88@live.fr
Lionel H. (Buba) : buba-67@hotmail.fr
Magali : pas de mail mais prévenue par yakuza
Marie-Laure M. (Malilouloute) : malilouloute@hotmail.fr
Matthieu R. (Rey M.) : matirus@hotmail.fr
Mathieu Z. (Couac) : mathieu.zanetti@bluewin.ch
Nicolas : pas de mail mais prévenu par Aude
Olivier W. (Zygo) : zygonice@hotmail.com
Pauline B. : pas de mail mais prévenu par Sev et moi
Raphaël N. (Yakuza) : psykosis@hotmail.fr
Sylvain J. (Syl le Gandaharien) : syl.splace@orange.fr
William B. (Wibo) : william_boulesteix@hotmail.com
Yannick M. (Nastico) : nastico77@hotmail.com

Voilà pour les plus récurent après il y en a d'autres auxquels je pense :
Elise (Loly) : Pas de mail mais prévenue par Nicochax
Florian Bur. : fb@loractu.fr
Florian Burtscher : pas de mail mais prévenu par Lambert je pense.
Lambert C. (Zig-zou) : pulsevenement@hotmail.fr
Mike B. (mb67410) : mb67410@hotmail.fr
Morgan F. (Morgan) : epmaus68@hotmail.fr
Nicolas B. (Nicochax) : nico_boul2@hotmail.com
Nicolas Z. : nz@loractu.fr
Olivier Berrut (Olimon) : berrut.olivier@gmail.com
Sabrina Blondez : sabsky59@hotmail.com (copine de Simon)
Sébastien G. (Sebio) : seb.ganzer@neuf.fr
Simon : simon.maliet@hotmail.fr (copain de Sabrina)

J'ai certainement encore oublié des gens, si vous avez des idées pour compléter cette liste et si vous avez des mails qui me manque.

Ça fait déjà un beau mailing list Je m'occupes de ça dès demain aprem.

Pour les virements, si certains ont l'option "opérations par internet", ils peuvent tout faire depuis chez eux, pour les autres, faudra se déplacer. Le plus simple est de proposer toutes les options qu'on a pour pas qu'il y en ait qui disent "je ne peux pas payer", ils ont l'embarras du choix !

Les deux mails manquants :
Arnaud Mignard (ZYadrena) : zyadrena@live.fr
Bruno Caulier (Bruno9467) : caulier.bruno@live.fr

J'veux bien un accès

Ok. Je copie toute cette liste de mails et leur envoie un message comme quoi les inscriptions débuterons lundi, avec le lien du formulaire.

Nono, dès que le fichier excel est en place, je te fait un accès, pas de soucis ! Je t'enverrai les infos de connexion par mail.

Nono, comment les inscriptions nous parviennent-elles ? Par mail je suppose... Je voulais savoir quelle adresse mail t'avais renseigné sur le formulaire car je ne trouve pas la ligne où indiquer celle-ci pour l'envoi des données...

Tout est renvoyé dans une base de données... Faut que tu la créé sur ton serveur.

Oui, je viens tout juste de comprendre en fouillant un peu lol. La base est créee sur le serveur et la connexion fonctionne. Par contre je n'ai pas de "table" pour la rencontre. Aurais-tu la possibilité d'exporter celle de ton serveur (rencontreFF) sous le format excel (97-2003 .xls ou 2007 .xlsx) ou autre format compatible (csv, sql, xml) et de me la faire parvenir afin que je puisse l'importer sur celui de Fraisp'fan ? Car je viens d'essayer de la créer en décorticant le code source de tes pages pour le formulaire et je pense que pour que cela fonctionne, je vais y passer des heures ! Je ne voyais pas l'affaire aussi complexe mais au moins, je sais maintenant à quoi sert le .php et ce qu'est une base de données SQL lol. T'avais pas plus simple comme solution ?! :o

Le formulaire d'inscription est prêt. Je vous laisse y jeter un oeil, et effectuer une inscription test.

Voici le lien temporaire du formulaire :
http://www.fraispfan.com/tests/meeting/

Si vous voyez quelque chose qui ne va pas, n'hésitez pas à m'en faire part.

Alors, l'idée de ne pas annoncer l'ERT sur Timber Drop donnera un super effet de surprise aux participants. Mais dans ce cas, il faut alors retirer la phrase : "En effet, vous aurez l'honneur et le privilège d'être les premiers passagers de Timber Drop !" dans "HORAIRE D'OUVERTURE".
Et ensuite retirer le "09h30 : Ouverture ..." pour ne laisser que "09h30 : SURPRISE !".

A voir encore l'idée de l'accès au parc... entrée principale, entrée 2, autre...

Sinon dans l'image en haut de page, si on peut rajouter la petite mention "EP's Place"...

J'ai bien reçu ton inscription "test" Nono. Ça fonctionne Je te laisse voir avec Freddo pour rajouter la mention "EP's Place" dans l'image en haut de page vu que c'est lui qui l'a faite.

Alors, voilà pour la bannière : https://i.servimg.com/u/f27/10/07/27/16/bandea11.jpg

Sinon, pour ma part, je pense que cette ouverture exceptionnel est un atout et étant donné que l'horaire est avancé, il est pas difficile d'imaginer ce qu'on va faire. Bref, je ferais apparaître ça dans le programme. De plus, certains du groupe savent déjà cet élément. Enfin, c'est comme vous voulez en fait, les 2 options sont bien.

Pour l'accès au parc, pour l'instant, on a pas d'autre choix que donner le rendez vous à l'entrée principale puisque tout le monde va garer sa voiture au parking 2. On s'arrangera ensuite pour les emmener par l'entrée qu'on nous indiquera. Je vais faire mon test d'inscription tout de suite.

J'ai bien reçu ton test d'inscription Freddo. Moi je pense que c'est bien de laisser dans le programme que l'on sera les premiers passagers à bord de Timber Drop car c'est un réel atout pour l’engouement autour de cette journée. Je pense que si on laisse comme ça, les inscriptions devraient affluer. Au contraire si on supprime cet élément du programme, ça risque d'en frustrer plus d'un de ne pas savoir de quelle surprise il s'agit.

Par contre Nono, le "XX participants pour la journée" n'a pas l'air de fonctionner sur le menu du formulaire... c'est normal ?!

Alors on laisse l'ERT bien en évidence, mais faut le marquer dans les horaires alors

J'vais faire mon chieur, j'peux avoir un "P" sur "EP's Place"

Sinon, le "XX" était juste pour la version démo, j'te passe le morceau de code à remettre dans la page. En fait, ça comptera le nombre d'inscriptions validées directement dans la base de données.

pas de soucis, voilà la bannière corrigée : https://i.servimg.com/u/f27/10/07/27/16/bandea12.jpg

Je corrige ça tout de suite sur le formulaire...